Otto e Ottoemezzo, l’innovazione semplice di AKInnovation

11 giugno 2018 by in category Otto, Sanità, Sociale with 0 and 0

Come risolvere in un solo colpo gestione tempi, paghe e rendicontazione per la Cooperativa Colori di Empoli?

La Coop Colori di Empoli è una delle realtà imprenditoriali più interessanti della Regione Toscana, attiva su molteplici fronti ed in diversi settori, dall’accoglienza migranti alla formazione, dall’assistenza domiciliare alla gestione di RSA, occupando più di 250 persone. Una realtà complessa, con centinaia di collaboratori che devono recarsi in strutture diverse, in tempi diversi, che svolgono compiti molti differenti. E’ quindi evidente che la gestione del personale, delle ore di lavoro, dei turni e delle paghe era davvero un inferno. E peggio ancora poi il dover rendicontare tutto alle competenti ASL, committenti per l’assistenza domiciliare.

Così si sono rivolti a AKInnovation, una delle aziende più innovative d’Italia: una realtà costituita da esperti IT, software ed hardware, che da tempo si è imposta sul mercato proprio per la sua capacità di costruire soluzioni semplici a problemi complessi, con ideazione e realizzazione di piattaforme e suite proprietarie.

Per le numerose e difficili esigente della CoopColori, si sono applicate le soluzioni OTTO per i servizi domiciliari ed OTTOEMEZZO per i servizi residenziali.

Si tratta di due prodotti innovativi sia hardware che software, del tutto pensati e costruiti da AKInnovation.

Con OTTO ogni operatore è stato dotato di uno specifico Device, che permette di conoscere orari, spostamenti, servizi erogati presso i pazienti, eliminando fogli firma, documenti, ed evitando complesse installazioni. I dati sono automaticamente trasferiti alla piattaforma web, senza necessità, di collegamento al PC.

Con OTTOEMEZZO gli stessi risultati si possono avere in residenziale, senza configurazioni, senza collegarlo alla rete aziendale, quindi utilizzabile anche in luoghi dove si prestano servizi temporanei. Senza la necessità si andare a scaricare i dati presenze.

Con il portale OTTAGONO, che riunisce in tempo reale i dati, la gestione del personale e delle buste paga è diventato non solo facile, ma veloce ed automatico. Ed il software prevede anche l’accesso per il dipendente ad una sua area riservata, che può così verificare le ore svolte, effettuare richieste di ferie e permessi, segnalare eventuali errori di marcatura, scaricare la propria busta paga, controllare la sua lista di lavori della settimana successiva; anche in questo caso in modo facile ed in totale autonomia. Naturalmente le richieste vengono poi gestite dal proprio coordinatore, che si trova però già inseriti tutti i dati richiesti.

Dopo qualche mese iniziale di utilizzo e per mezzo di una formazione a cascata aiutata anche da strumenti social, tutto è entrato a regime con grande soddisfazione da parte della cooperativa.

Dagli operatori, specialmente dei servizi domiciliari, è però poi emersa una ulteriore difficoltà: quasi un’ora ogni sera veniva persa per poter rendicontare sul software della ASL(committente) i loro interventi giornalieri presso i pazienti.

Anche su questo la AKInnovation ha avuto una soluzione semplice: è stato proposto alla ASL ed alla Cooperativa un collegamento diretto tra il portale web dei dati OTTAGONO e il sistema informatico della ASL: era assurdo che gli operatori dovessero ricopiare i dati di una piattaforma per copiarli identici nell’altra. Il committente è stato ben felice di avere dati più certi, e gli operatori di potersi togliere una incombenza noiosa.

La cooperativa intanto, grazie al portale web OTTAGONO; che riunisce tutti i dati sia di OTTO che di OTTOEMEZZO, analizza in maniera più accurata i dati effettivi dei servizi, scoprendo così che i tempi di trasferimento fra un paziente ed un altro risultavano eccessivi.

AKInnovation ha così proposto un sistema di pianificazione geografica dei servizi, che ha dato importanti risultati consentendo di ottimizzare tempi e costi. Questo ha contribuito a far si che la coop Colori si aggiudicasse una successiva gara sui servizi domiciliari. Anche per merito di una proposta che dimezzava i tempi di trasferimento degli assistenti.

“Abbiamo creduto molto nell’innovazione ed i risultati sono stati straordinari, superiori alle attese. – ha dichiarato Simona Tinti direttore generale della Cooperativa Colori– Credo che una vera e buona innovazione debba permettere risparmio, aumentare l’efficienza e fruttare più dell’investimento. Ed è esattamente quello che abbiamo ottenuto: oggi abbiamo risparmiato centinaia di ore di lavoro dei nostri dipendenti, aumentato l’efficienza, migliorato il servizio per gli assistiti, questi sono elementi indispensabili per poter continuare ad operare in un campo che sta diventando sempre più competitivo. AKInnovation ci ha accompagnato in questa strada verso l’innovazione con competenza, con soluzioni semplici e costruite su misura per le nostre peculiari esigenze. Una strada che intendiamo percorrere ancora con convinzione per rendere la nostra azienda sempre più efficiente”.

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