EU AI Act e HR: come adeguarsi oggi per essere pronti al futuro digitale

L’intelligenza artificiale ha ormai superato il limite dell’innovazione per diventare parte integrante del funzionamento quotidiano di molte aziende: processi HR, analisi dei dati, automazione, assistenti virtuali. Ma quando l’AI entra nei processi che incidono su persone, lavoro e decisioni, le sfide non sono solo tecnologiche: sono normative, etiche e strategiche.

L’EU AI Act, il regolamento europeo sull’Intelligenza Artificiale, rappresenta un punto di svolta per chi sviluppa, adotta o opera sistemi AI nell’Unione Europea: un nuovo quadro giuridico che mira a promuovere l’innovazione ma anche a garantire trasparenza, sicurezza e rispetto dei diritti umani. Parte delle sue disposizioni sono già attive nel 2025, e il restante diventerà vincolante nei prossimi anni.

In questo articolo analizziamo cosa prevede l’EU AI Act, quali impatti ha per il mondo HR, come l’Italia sta integrando queste novità e come AK‑Innovation, con la propria esperienza nella gestione del personale, può essere partner nel percorso di adeguamento.

Il contesto: intelligenza artificiale nei luoghi di lavoro

L’adozione crescente dell’AI nei processi HR

Nei reparti HR, l’AI è impiegata per screening dei cv, valutazioni predittive, chatbot per assistenza interna, analisi dei turnover, e supporto decisionale per riconoscimenti e promozioni. Questa spinta è alimentata dalla necessità di gestire grandi volumi di dati, personalizzare i processi e migliorare l’efficienza operativa.

Le sfide normative emergenti

L’uso dell’AI nei contesti di lavoro solleva questioni delicate: trasparenza, bias, responsabilità, equità. Le aziende che operano nell’UE o che offrono servizi a utenti europei saranno soggette all’AI Act, anche se hanno sede al di fuori dell’UE — se il sistema AI “produce effetti” nell’Unione.

Cosa prevede l’EU AI Act: fasi, principi e obblighi

Entrata in vigore graduale (2025‑2027)

  • Il regolamento è entrato in vigore il 1° agosto 2024
  • Le disposizioni relative a sistemi definiti “inaccettabili” sono state applicate dal 2 febbraio 2025
  • Le norme su sistemi AI generali (GPAI) diventano obbligatorie dal 2 agosto 2025
  • Le obbligazioni sui sistemi “ad alto rischio”, inclusi quelli utilizzati in ambito lavoro/HR, saranno pienamente applicabili entro il 2027

Classificazione dei sistemi AI e categorie di rischio

Il regolamento definisce vari livelli di rischio per le applicazioni AI:

  • Inaccettabile: pratiche vietate (es. social scoring, riconoscimento delle emozioni)
  • Alto rischio: applicazioni che possono impattare su diritti fondamentali o salute (es. HR, selezione, valutazione)
  • Rischio limitato / minimale: sistemi con obblighi più blandi, trasparenza richiesta, ma meno stringente
  • Modelli generici (GPAI): norme dedicate, ma con obblighi di trasparenza e governance

Obblighi per fornitori e operatori AI

  • Valutazione del rischio, con documentazione tecnica e misure di mitigazione
  • Trasparenza e documentazione: spiegare finalità, processi, dati di training, metriche e logiche decisionali
  • Audit, verifica, supervisione umana durante il ciclo di vita del sistema
  • Conformità anche per fornitori esterni: chi sviluppa o distribuisce modelli AI per il mercato UE è soggetto al regolamento, anche da fuori UE
  • Codice di condotta volontario per GPAI: pubblicato nel luglio 2025 come strumento per supportare la conformità

Impatti dell’EU AI Act su HR e gestione del personale

Sistemi HR ad alto rischio: quali sono e cosa cambia

Applicazioni che automatizzano decisioni su assunzioni, valutazioni, licenziamenti, promozioni rientrano tipicamente nella categoria “alto rischio”. In questi casi, le aziende devono:

  • Effettuare valutazioni d’impatto AI (impact assessments)
  • Documentare le scelte, i dati e le logiche
  • Garantire supervisione umana
  • Monitorare costantemente il funzionamento e i possibili bias
    Ad esempio, l’utilizzo di sistemi di riconoscimento delle emozioni sui lavoratori è considerato proibito per il rischio di abuso nei luoghi di lavoro.

Obbligo di AI literacy e formazione del personale

L’articolo 4 dell’AI Act prevede che i soggetti coinvolti nell’uso e sviluppo di sistemi AI abbiano una competenza sufficiente — “AI literacy” — per operare con consapevolezza. Ciò significa:

  • Formazione interna sui rischi, opportunità, limiti dell’AI
  • Programmi role-based per chi utilizza AI nel reclutamento, valutazione, analisi dati
  • Prepararsi anche se l’obbligo di enforcement è previsto più avanti (tra 2026 e 2027)

Responsabilità, valutazione del rischio e supervisione umana

HR e aziende devono prevedere polices che garantiscano:

  • Documentazione e audit
  • Supervisione umana nei processi decisionali automatizzati
  • Revisione e aggiornamento periodico dei sistemi AI
    Inoltre, l’uso dell’AI in ruoli decisionali richiede protocolli chiari di fallback (es. intervento manuale) e monitoraggio sui bias emergenti.

La normativa italiana: il nuovo quadro nazionale (Legge 132/2025)

L’Italia ha anticipato il tema con la Legge 132/2025, approvata a settembre 2025, che integra e ridisegna il quadro dell’AI nel contesto nazionale.
Alcuni punti di rilievo:

  • Obbligo di informare i dipendenti qualora vengano impiegati sistemi AI nei processi lavorativi (recruitment, valutazione, ecc.).
  • Trasparenza sui dati e parametri usati, metriche di accuratezza, cybersecurity, aggiornamenti e supervisione umana.
  • Istituzione dell’Osservatorio nazionale sull’IA nel lavoro, incaricato di monitorare gli effetti e promuovere formazione e iniziative.
  • L’Italia è il primo Paese europeo ad adottare una legge nazionale sull’AI che completa il regolamento UE, con sanzioni previste per usi illeciti e discriminatori dell’AI.

Questo contesto rende urgente che le aziende italiane si attrezzino per adeguarsi, anche su strumenti HR che utilizzano AI, per evitare rischi legali e di reputazione.

Come AK‑Innovation può supportare le aziende nell’adeguamento

AK‑Innovation, con la sua esperienza nella gestione digitale del personale, può collocarsi come partner strategico per l’adozione responsabile dell’AI nel contesto HR:

Progettazione responsabile dei moduli AI

I moduli che AK sviluppa (previsioni, analisi, automazioni) possono essere pensati fin dall’origine secondo i principi del regolamento: documentazione, trasparenza, fallback e supervisionabilità.

Garanzia di trasparenza, audit e monitoraggio

Ogni modello AI integrato nella piattaforma può essere accompagnato da metadati, log, report e audit interni, per rispettare le richieste del regolamento e delle autorità nazionali e europee.

Formazione, compliance e accompagnamento operativo

AK può supportare le aziende con percorsi di AI literacy, audit dei processi esistenti, roadmap di adeguamento e supporto tecnico continuativo.

In questo modo, non si offre solo tecnologia, ma responsabilità, sicurezza e fiducia: elementi essenziali per chi utilizza sistemi AI in azienda.

Linee guida pratiche per HR, PMI e consulenti

Ecco alcune azioni concrete che le aziende possono iniziare da oggi:

Mappatura degli strumenti AI in uso

Fai un inventario dei software con elementi AI: recruiting, chatbot, analytics, valutazioni automatiche.

Valutazione del rischio e priorità

Classifica ogni sistema in base al rischio (alto, limitato) e individua quelli critici da adeguare prima.

Adozione graduale di misure conformi

Parti da moduli semplici: trasparenza, documentazione, supervisione; procedi a test e validazione.

Formazione e sensibilizzazione

Avvia percorsi di formazione interni su uso responsabile, rischi e consapevolezza AI (obbligo AI literacy).

Monitoraggio, audit e revisione costante

Revisiona i sistemi nel tempo, aggiorna modelli e mitigazioni bias, mantieni registri e log per eventuali verifiche normative.

Conclusione

L’EU AI Act non è un vincolo, ma una guida per costruire sistemi intelligenti, etici e affidabili. Per chi gestisce il personale, significa responsabilità nella tecnologia, trasparenza verso le persone e nuove opportunità per innovare con sicurezza.

In AK‑Innovation crediamo che l’AI nel mondo HR debba partire dalle persone, non dai numeri: per questo siamo pronti a supportare le aziende nel percorso di adeguamento, creando moduli AI integrati, auditabili e orientati al valore umano.

Vuoi capire come integrare soluzioni AI conformi all’EU AI Act nel tuo sistema HR? Parliamone: richiedi una consulenza o una demo personalizzata.